Aşı hatırlatma ve WhatsApp bildirimleri

Aşı hatırlatma programı, bir kliniğin en az emekle en çok fark yaratan aracıdır. Hasta sahibi karma aşının tekrar tarihini hatırlamaz. Karneye yazılan tarih çekmecede kalır. Siz aramazsanız büyük ihtimalle gelmez, geldiğinde de aşı takvimi bozulmuştur.

Bu sayfada iyi bir hatırlatma sisteminin ne yaptığını, SMS ile WhatsApp arasındaki farkı ve kliniklerin en sık düştüğü hataları anlatıyoruz.

Hatırlatma neden hem hastayı hem kliniği ilgilendirir?

Önce hekimlik tarafı. Yavru aşı serisinde bir doz atlandığında seriyi yeniden planlamak gerekir. Yıllık tekrarını kaçıran erişkin hayvan korumasız kalır. Parazit uygulamaları düzenli yapılmadığında sorun yalnızca o hayvanla sınırlı kalmaz, evdeki insanlara da uzanır. Hatırlatma, koruyucu hekimliğin sürekliliğini sağlamanın en basit yoludur.

Sonra işletme tarafı. Aşı için gelen hasta genellikle yalnızca aşı olup çıkmaz. Genel muayenesi yapılır, kilosu tartılır, diş taşı ya da kulak sorunu o sırada fark edilir, mama ve parazit ürünü alınır. Gelmeyen her aşı hastası, bu ziyaretin tamamının kaybıdır. Üstelik hatırlatılmayan hasta sahibi bir süre sonra başka bir kliniğe gidebilir.

Kendi kliniğinizde bunun ne kadar tuttuğunu görmek için hatırlatma hesaplayıcısını kullanabilirsiniz. Rakamları siz girersiniz, hesap sizin verinize göre çıkar.

İyi bir aşı hatırlatma programı ne yapar?

Hatırlatmayı aşı kaydından kendisi üretir

En önemli ölçüt budur. Aşıyı hasta kartına işlediğiniz anda bir sonraki dozun tarihi kendiliğinden oluşmalıdır. Hekimin ya da sekreterin ayrıca “hatırlatma ekle” demesi gereken bir sistemde, yoğun günlerde bu adım atlanır.

Bunun için programda aşı protokolleri tanımlı olmalıdır: hangi aşının kaç gün sonra tekrarlandığı, yavru serisinin kaç dozdan oluştuğu, türe göre farklar. Protokolü bir kez kurarsınız, sonrasında her uygulama kendi hatırlatmasını doğurur. Protokolü kliniğinizin uygulamasına göre değiştirebilmeniz de gerekir.

Zamanlamayı ve tekrarı siz belirlersiniz

Tek mesaj çoğu zaman yetmez. Hasta sahibi mesajı görür, “ararım” der ve unutur. İşleyen düzen genellikle üç adımdır:

1. Tarihten bir süre önce ilk bilgilendirme.
2. Tarihe çok yakın kısa bir hatırlatma.
3. Tarih geçtiyse, birkaç gün sonra gecikme mesajı.

Program bu adımları her hatırlatma türü için ayrı ayarlamanıza izin vermelidir. Aşı gelip yapıldıysa kalan mesajlar kendiliğinden iptal olmalıdır. Aşısı dün yapılmış bir hastaya “aşınız gecikti” mesajı gitmesi güven zedeler.

Gönderim saati de ayarlanabilmelidir. Gece yarısı giden mesaj şikâyet getirir.

Mesajı kişiselleştirir

“Sayın müşterimiz, aşı zamanınız gelmiştir” mesajı okunmadan silinir. Hayvanın adı, aşının adı, tarih ve kliniğin telefonu mesajda yer almalıdır. Bunun için program şablonlarda değişken alanlar sunar: hasta adı, sahip adı, işlem adı, tarih gibi.

Birden fazla hayvanı olan sahiplerde aynı gün üç ayrı mesaj gitmesi yerine tek mesajda toplanması iyi bir ayrıntıdır. Demo sırasında bunu sorun.

SMS ve WhatsApp’ı birlikte yönetir

Hangisinin kliniğinizde daha iyi çalıştığı hasta sahibi profilinize bağlıdır. Yaşlı hasta sahipleri SMS’i, genç olanlar WhatsApp’ı daha çok okur gibi genellemeler her yerde tutmaz. Bu yüzden programın iki kanalı da desteklemesi ve hangi mesajın hangi kanaldan gittiğini kaydetmesi önemlidir.

WhatsApp tarafında bir ayrım var: programın mesajı kendisi mi gönderdiğini, yoksa hazır metinle WhatsApp’ı açıp göndermeyi size mi bıraktığını sorun. İkincisi de işe yarar ama otomatik değildir, günde elli hatırlatmada sekreterin zamanını alır.

İzinleri kayıt altında tutar

Hasta sahibinin telefonuna mesaj göndermek, kişisel veri işlemek demektir. Tanıtım ve kampanya içerikli iletiler için ayrıca onay ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kaydı gündeme gelir.

Burada kesin hüküm vermek doğru olmaz, çünkü bir mesajın bilgilendirme mi yoksa pazarlama mı sayılacağı içeriğine bağlıdır. Pratik öneri şudur:

• Yeni kayıt açarken iletişim iznini açıkça alın ve programa işleyin.
• “Aşı tarihiniz yaklaştı” mesajı ile “bu ay mamada indirim” mesajını ayrı şablonlarda tutun.
• “İstemiyorum” diyen hasta sahibini tek tıkla gönderim dışına alabildiğinizden emin olun.
• Kliniğinizin durumunu bir hukuk danışmanına sorun.

Program tarafında bakmanız gereken şey, iznin hasta sahibi kartında alan olarak tutulması ve izni olmayan kişiye gönderimin engellenmesidir.

Sonucu gösterir

Mesaj göndermek amaç değil, hastanın gelmesi amaçtır. İyi bir sistem şu sorulara cevap verir:

• Bu ay kaç hatırlatma gitti, kaçı iletildi?
• Hatırlatma giden hastaların kaçı randevu aldı, kaçı geldi?
• Aşısı geciken ve hâlâ gelmeyen hastaların listesi nedir?

Son liste en değerlisidir. Mesaja dönmeyen hastayı sekreteriniz telefonla arayabilir. Bu listeyi veremeyen program, işin yarısını yapıyor demektir.

Sık yapılan hatalar

Hatırlatmayı elle tutmak. Ajandaya ya da tabloya yazılan hatırlatma, yazan kişi izne çıktığında durur. Aşı kaydına bağlı otomatik üretim bu yüzden şarttır.

Telefon numaralarını güncel tutmamak. Hatırlatma sisteminin en zayıf halkası yanlış numaradır. Her ziyarette numarayı teyit etmeyi sekreterin rutini yapın.

Tek mesaja güvenmek. Gecikme mesajı olmayan düzende, ilk mesajı kaçıran hasta kaybolur.

Her şeyi aynı kanaldan, aynı metinle göndermek. Aşı, parazit ve kontrol hatırlatmaları farklı aciliyettedir. Şablonları ayırın.

Hatırlatmayı kampanya mesajına çevirmek. Sık sık indirim mesajı alan hasta sahibi, klinikten gelen her mesajı okumadan geçmeye başlar. Asıl önemli mesajınız da arada kaybolur.

Sonuca bakmamak. Ayda bir, geciken hastalar listesini açmayan klinik, sistemin çalışıp çalışmadığını bilemez.

Eski kayıtları aktarmamak. Program değiştirirken geçmiş aşı kayıtları taşınmazsa hatırlatmalar sıfırdan başlar ve bir yıl boyunca boşluk oluşur. Bu konuyu program değiştirme rehberinde ayrıca ele aldık.

Program seçerken sorulacak sorular

• Aşıyı kaydettiğimde sonraki doz ve hatırlatma kendiliğinden oluşuyor mu?
• Aşı protokollerini kendim düzenleyebiliyor muyum?
• Hatırlatma kaç adımlı kurulabiliyor, aşı yapılınca kalan mesajlar iptal oluyor mu?
• SMS’te klinik adıyla gönderim yapılabiliyor mu? Mesaj ücretleri nasıl hesaplanıyor?
• WhatsApp gönderimi otomatik mi, yoksa elle mi tetikleniyor?
• İletişim izni kartta tutuluyor mu, izinsiz kişiye gönderim engelleniyor mu?
• Geciken hastalar listesini ve geri dönüş oranını görebiliyor muyum?

Hatırlatma, bir veteriner programından bekleyeceğiniz temel işlevlerden biridir. Diğerlerini veteriner klinik programı özellikleri sayfasında sıraladık.

Kolayvet’te hatırlatmalar

Bu siteyi hazırlayan Kolayvet’te otomatik hatırlatıcılar, aşı takibi, toplu SMS, WhatsApp ve İYS entegrasyonu bulunuyor. Ayrıntıları Kolayvet özellikler sayfasında görebilirsiniz.