Hayvan hastanesi yazılımı

Hayvan hastanesi yazılımı, klinik programının büyüğü değildir. Tek hekimli bir klinikte her şey sizin aklınızda ve elinizin altındadır: hastayı siz muayene eder, ilacı siz verir, parayı siz alırsınız. Hastanede aynı hasta gün içinde beş kişinin elinden geçer. Kayıt düzeni bu el değiştirmeyi taşıyamıyorsa bilgi koridorda, kâğıt notlarda ve mesaj gruplarında kaybolur. Bu sayfada hastane ölçeğinde ortaya çıkan ihtiyaçları ve her biri için yazılımda neye bakacağınızı sıralıyoruz.

Hastane ölçeğinde ne değişir?

Değişen şey hasta sayısından çok, işin bölünmesidir. Karşılama personeli kaydı açar, hekim muayene eder, teknisyen kan alır, laboratuvar sonucu girer, gece nöbetçisi yatan hastaya bakar, ön büro tahsilatı yapar. Her adımda bir öncekinin ne yaptığını görmek, bir sonrakine ne bıraktığınızı yazmak gerekir. Aşağıdaki yedi başlık, bu bölünmenin yazılıma yansıyan yüzleridir.

1. Çok hekim, roller ve yetkiler

On kişinin aynı kullanıcı adıyla girdiği bir programda hiçbir kaydın sahibi yoktur. İlk şart, herkesin kendi hesabıyla çalışmasıdır. İkinci şart, her hesabın yalnızca işine yarayan ekranları görmesidir.

Tipik bir ayrım şöyledir:

Yazılımda soracağınız sorular: Roller hazır mı geliyor, kendiniz tanımlayabiliyor musunuz? İndirim yapma, fiş silme, fiyat değiştirme gibi hassas işlemler ayrı ayrı yetkilendirilebiliyor mu? Kimin hangi işlemi ne zaman yaptığı geriye dönük görülebiliyor mu? Ayrılan personelin hesabı kayıtları silinmeden kapatılabiliyor mu?

Hekim bazında kayıt tutulması prim hesabı için de gereklidir. Hangi hekimin hangi işlemi yaptığı kayıtta yoksa ay sonunda hesap tartışmayla yapılır.

2. Yatan hasta ve konaklama

Yatan hasta, hastanenin kliniğe en az benzeyen işidir. Hasta kafese alındığı andan taburcu olana kadar şu bilgiler sürekli güncellenir: hangi kafeste yattığı, sorumlu hekimi, tedavi planı, saatli uygulamalar, beslenme, ateş ve genel durum notları.

Burada kritik olan iki şey vardır. Birincisi, planlanan uygulamanın yapılıp yapılmadığının işaretlenmesidir. “Saat ikideki doz verildi mi?” sorusunun cevabı bir kişinin hafızasında değil, kayıtta olmalıdır. İkincisi, yapılan her uygulamanın ve kullanılan her sarf malzemesinin hasta hesabına işlenmesidir. Yatış boyunca verilen serumlar, enjeksiyonlar ve günlük konaklama bedeli taburcu günü hatırlanarak yazılırsa hesabın bir kısmı her seferinde unutulur.

Hasta sahibine gün içinde bilgi vermek de bu kaydın üzerinden yapılır. Telefonu açan kişi, hastayı görmemiş olsa bile son notu okuyabilmelidir.

Tedavi amaçlı yatış ile pansiyon amaçlı konaklamayı ayrı tutun. İkisi aynı kafes düzenini paylaşsa da kayıt ihtiyacı farklıdır.

3. Laboratuvar ve cihaz entegrasyonu

Hastanede günde onlarca hemogram ve biyokimya çalışılır. Sonucun cihazdan çıkıp kâğıda basılması, sonra birinin onu hasta kartına elle yazması hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır: yanlış hastaya yazılan sonuç, atlanan parametre, kaybolan çıktı.

Entegrasyon bu adımı ortadan kaldırır; sonuç cihazdan hasta kartına kendiliğinden düşer. Bakmanız gerekenler:

• Elinizdeki cihazların hangileri doğrudan bağlanıyor? Marka ve model bazında cevap isteyin.
• Sonuçlar referans aralıklarıyla birlikte mi görünüyor, aralık dışı değerler işaretleniyor mu?
• Aynı hastanın önceki sonuçlarıyla karşılaştırma yapılabiliyor mu?
• Dış laboratuvara gönderilen numuneler ve gelen sonuçlar aynı kartta izlenebiliyor mu?
• Yapılan test, hastanın hesabına kendiliğinden işleniyor mu?

Konunun ayrıntısını veteriner cihaz entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz.

4. Vardiya ve nöbet devri

Yirmi dört saat açık bir hastanede bilginin en çok kaybolduğu an, vardiya değişimidir. Gündüz ekibi çıkarken gece ekibine sözle anlatılan şeylerin yarısı sabaha ulaşmaz.

Yazılımın burada iki işi vardır. Biri planlamadır: kim hangi gün hangi vardiyada, kim izinde, hangi hekimin randevu takvimi hangi saatlerde açık. Diğeri devirdir: yatan hastaların güncel durumu, bekleyen uygulamalar, sonucu beklenen testler ve aranacak hasta sahipleri, gelen ekibin açtığı ilk ekranda görünmelidir. Devir notu kişisel defterde değil, hastanın kaydında durduğunda kimse “bana söylenmedi” diyemez.

Kasa da vardiyayla devredilir. Her vardiyanın kendi kasa açılış ve kapanışını yapabilmesi, açık çıktığında aramanın sınırını daraltır.

5. Çoklu şube

İkinci şubeyi açtığınız gün şu sorular gündeme gelir: Hasta kayıtları ortak mı olacak? A şubesinde aşılanan hasta B şubesine geldiğinde geçmişi görünecek mi? Fiyat listesi tek mi, şubeye göre mi? Stok ayrı mı tutulacak, şubeler arası ürün aktarımı nasıl kaydedilecek? Bir hekim iki şubede de çalışıyorsa takvimi nasıl görünecek?

Çoğu hastane grubu için doğru cevap şudur: hasta kaydı ortak, stok ve kasa şube bazında ayrı, raporlar hem şube bazında hem toplu. Programın bu ayrımı yapıp yapamadığını, ikinci şube için ayrı hesap açıp açmadığını ve şube eklemenin ücretini baştan öğrenin. Ücret tarafı için veteriner yazılımı fiyatları sayfasındaki sorulara bakabilirsiniz.

6. Depo ve stok

Hastanede stok tek bir rafta durmaz. Ana depo, ameliyathane dolabı, yatan hasta servisi, laboratuvar, satış reyonu: her birinin kendi mevcudu vardır. İhtiyaç duyacağınız özellikler:

• Birden fazla depo veya stok yeri tanımlama ve aralarında aktarım.
• Kritik stok ve son kullanma tarihi uyarıları.
• Muayene, operasyon ve yatış sırasında kullanılan ürünün stoktan kendiliğinden düşmesi.
• Tedarikçi, sipariş ve alış faturası takibi.
• Sayım yapma ve sayım farkını raporlama.

Hastane ölçeğinde stok kaçağı küçük kalemlerden birikir: hesaba yazılmayan bir serum seti, kayıtsız kullanılan bir flakon. Kullanımın işlem kaydına bağlanması bu kaçağı kapatmanın tek kalıcı yoludur. Temel kurulum için veteriner stok takibi sayfasına bakın.

7. Hastane sahibi için raporlama

Hastane sahibi çoğu zaman artık her hastayı kendisi görmez; işletmeyi rakamlardan izler. Bu yüzden raporlar ayrıntı olmaktan çıkar, yönetim aracına dönüşür. Düzenli bakmak isteyeceğiniz başlıklar:

• Günlük, haftalık ve aylık ciro; hizmet ve ürün kırılımıyla.
• Hekim bazında işlem ve gelir.
• Şube bazında karşılaştırma.
• Tahsil edilmemiş alacaklar ve yaşları.
• Yapılan indirimler ve kimin yaptığı.
• Stok değeri, hareketsiz ürünler, son kullanma tarihi yaklaşanlar.
• Yeni gelen ve bir süredir gelmeyen hasta sayıları.

Raporun değeri, ona ulaşmanın kolaylığıyla ölçülür. Ay sonunda birinin tablo hazırlamasını beklemek yerine, telefonunuzdan açtığınız tek ekranda günün özetini görebilmelisiniz.

Hayvan hastanesi yazılımı seçerken sorulacak sorular

• Kaç kullanıcı dahil, ek kullanıcı ücretli mi?
• Roller ve yetkiler ne kadar ayrıntılı tanımlanabiliyor?
• Yatan hasta için saatli uygulama takibi var mı?
• Elimizdeki cihazların hangileri bağlanıyor?
• Vardiya, izin ve prim takibi programın içinde mi?
• Şube ve depo ayrımı nasıl çalışıyor?
• Mevcut verimiz nasıl taşınacak, ne kadar sürecek?
• Ekip eğitimi ve geçiş desteği kapsamda mı?

Genel ölçütler için veteriner yazılımı nasıl seçilir rehberini okuyabilirsiniz.

Kolayvet’te hayvan hastaneleri

Bu siteyi hazırlayan ekibin ürünü olan Kolayvet’in hayvan hastaneleri için ayrı bir programı var. Konaklama yönetimi, laboratuvar modülü, cihaz entegrasyonu, personel yönetimi (izin ve prim takibi dahil), çoklu şube, stok ve tedarikçi yönetimi ile patron ekranı Kolayvet özellikler sayfasında listeleniyor. Hangi özelliğin hangi pakette yer aldığını ve kullanıcı sayılarını fiyatlar sayfasından karşılaştırabilirsiniz.