Sık sorulan sorular

Fiyatı çoğunlukla kullanıcı sayısı, şube sayısı, seçtiğiniz paket ve ödeme dönemi (aylık ya da yıllık) belirler. Abonelik bedelinin yanında SMS, e-Fatura kontörü, kurulum ve veri aktarımı gibi kalemler ayrıca ücretlendirilebilir. Teklifleri karşılaştırırken bu ek kalemleri de içeren bir yıllık toplam maliyeti hesaplayın. Ayrıntılar veteriner yazılımı fiyatları rehberindedir.

Çoğu bulut yazılım ücretsiz deneme sunar; Kolayvet’te bu süre 14 gündür. Denemede menüleri gezmek yerine sık yaptığınız üç işi baştan sona yapın: yeni hasta kaydı, aşı uygulaması ve tahsilat. Ekibinizden en az bir kişinin de denemesini isteyin, çünkü programı gün boyu o kullanacak.

İmzalamadan önce asgari süreyi, erken ayrılma koşulunu ve fiyat artışının neye göre yapılacağını yazılı olarak görün. Yıllık ödeme genellikle daha ucuzdur ama programı yeterince denemeden uzun taahhüde girmeyin. Abonelik bittiğinde verilerinizin size nasıl ve hangi biçimde teslim edileceği de sözleşmede yer almalıdır.

Bulut yazılımlar internet bağlantısı ister; bağlantı tamamen kesildiğinde programın çevrimdışı çalışıp çalışmadığını firmaya açıkça sorun. Pratikte çoğu klinik kesinti anında telefonun mobil internetini bilgisayarla paylaşarak çalışmayı sürdürür. Kesintilerin sık yaşandığı bir bölgedeyseniz yedek bir bağlantı (mobil modem gibi) bulundurmak ucuz bir önlemdir. Konunun tamamı bulut veteriner programı sayfasında anlatılır.

Hasta ve müşteri kayıtları kliniğinize aittir; yazılım firması bu verileri sizin adınıza saklar. Yine de bunu sözleşmede görmeniz gerekir. Verilerinizi istediğiniz zaman Excel gibi açık bir biçimde dışarı alıp alamadığınızı, abonelik bittikten sonra verilerin ne kadar süre saklandığını satın almadan önce sorun.

Bilgisayara kurulan programlarda yedek almak ve yedeği klinik dışında saklamak sizin işinizdir. Bulut yazılımlarda yedeklemeyi firma yapar; ne sıklıkta yapıldığını ve bir kayıp durumunda verinin ne kadar sürede geri yüklenebileceğini sorun. Hangi modeli seçerseniz seçin, belirli aralıklarla kendi dışa aktarımınızı alıp saklamak iyi bir alışkanlıktır.

Hasta sahiplerinin ad, telefon ve adres gibi bilgileri kişisel veridir ve bu veriler bakımından klinik veri sorumlusudur. Yazılım firması ise sizin adınıza veri işleyen konumundadır; bu ilişkiyi düzenleyen yazılı bir sözleşme isteyin. Aydınlatma metni ve açık rıza gibi yükümlülükleriniz için bir hukukçudan görüş almanız en sağlıklı yoldur.

Kampanya ve tanıtım içerikli ticari iletiler için alıcının onayı gerekir ve bu onaylar İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden yönetilir. Aşı ya da randevu hatırlatması gibi bilgilendirme mesajlarının hangi kapsamda değerlendirileceğini SMS sağlayıcınıza ya da hukukçunuza danışın. Programın İYS ile uyumlu çalışması, izinleri elle takip etme yükünü üzerinizden alır. Hatırlatmaların kurulumu aşı hatırlatma programı rehberinde anlatılır.

Çoğu durumda müşteri, hasta ve aşı kayıtları aktarılabilir; muayene notları, stok hareketleri ve cari bakiyeler ise eski programın veriyi nasıl dışarı verdiğine bağlıdır. Yeni firmadan neyin aktarılıp neyin aktarılamayacağını ve bunun ücretli olup olmadığını yazılı olarak isteyin. Aktarımdan sonra rastgele seçtiğiniz yirmi otuz kaydı eski programla karşılaştırarak kontrol edin. Adım adım süreç veteriner programı değiştirme rehberindedir.

Süre, taşınacak verinin miktarına ve düzenine göre değişir; kesin süreyi firmayla veri örneği üzerinden konuşun. Geçişi yoğun aşı dönemine denk getirmeyin ve ilk günlerde eski programı yalnızca okuma amacıyla açık tutun. Geçiş gününden itibaren yeni kayıtların tek bir programa girilmesi, çift kayıt karmaşasını önler.

Günlük işler (hasta kaydı, muayene, tahsilat) genellikle kısa sürede öğrenilir; stok, muhasebe ve raporlar daha uzun zaman alır. Firmanın kurulumda canlı eğitim verip vermediğini ve sonradan başvurabileceğiniz video ya da yazılı kaynak olup olmadığını sorun. Ekipte bir kişiyi programın sorumlusu yapmak, soruların tek elde toplanmasını sağlar.

Açılıştan önce almak ve ilk hastayı doğrudan programa kaydetmek en temiz yoldur; sonradan defterden ya da Excel’den veri taşımak zorunda kalmazsınız. Açılış öncesi dönemi ürün ve hizmet listesini, fiyatları ve hatırlatma şablonlarını hazırlamak için kullanın. Başlangıçta ihtiyacınız olan en küçük paketle başlayıp klinik büyüdükçe yükseltmek maliyeti dengeler. Açılış hazırlıklarının geri kalanı için veteriner kliniği açmak rehberine bakın.

Bu, programa ve pakete göre değişir; bazı paketlerde kullanıcı sayısı sınırlıdır, bazılarında kullanıcı başına ücret alınır. Hekim, teknisyen ve sekreter için ayrı hesap açılabildiğini ve her birine farklı yetki verilebildiğini kontrol edin. Ortak şifreyle tek hesaptan çalışmak hem güvenlik hem de kimin ne yaptığını izlemek açısından sakıncalıdır.

Bulut yazılımların çoğu telefonun tarayıcısından açılır; bazılarının ayrıca mobil uygulaması vardır. Kolayvet’in iOS ve Android için mobil uygulaması bulunur. Klinik dışındayken hasta geçmişine bakmak ya da randevuları görmek sizin için önemliyse, denemede bu işleri telefondan yapmayı mutlaka deneyin.

Çoklu şube destekleyen programlarda hasta kartı ortak tutulur, stok ve kasa ise şube bazında ayrılır. Şubeler arası stok transferi, şube bazında rapor ve kullanıcıların yalnızca kendi şubesini görmesi gibi ayrıntıları demoda sorun. Şube eklemenin fiyata etkisini de baştan öğrenin.

Entegrasyonu olan programlarda belgeyi tahsilat ekranından çıkmadan düzenleyebilirsiniz; Kolayvet’te e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM entegrasyonu vardır. Hangi belgeyi düzenlemeniz gerektiği vergi mükellefiyetinizin türüne bağlıdır, bunu mali müşavirinizle netleştirin. Kontör ya da belge başına ücret alınıp alınmadığını da teklifte görün. Ayrıntı için veteriner e-Fatura sayfasına bakın.

Cihaz entegrasyonu marka ve modele göre değişir; elinizdeki cihazların tam model adlarını firmaya verip yazılı yanıt alın. Entegrasyon olduğunda sonuçlar hasta kartına kendiliğinden düşer, elle yazma ve yanlış hastaya kaydetme riski azalır. Desteklenmeyen cihazlar için sonucun dosya olarak hasta kartına eklenebilmesi de iş görür. Sorulacak sorular veteriner cihaz entegrasyonu sayfasındadır.

Pet kliniği için tasarlanmış ekranlar sürü, işletme ve küpe numarası üzerinden çalışmaya çoğu zaman uymaz; bu yüzden büyükbaş için ayrı tasarlanmış bir modül ya da program aramak yerinde olur. Tohumlama kayıtları, işletme bazında cari hesap ve sahada telefondan kullanım başlıca bakılacak noktalardır. Kolayvet’in pet kliniği programından ayrı bir Büyükbaş programı vardır. Ayrıntı büyükbaş veteriner programı sayfasındadır.

Gerekmez; klinik yazılımlarının çoğunda stok ve satış modülü bulunur ve ayrı program kullanmak aynı ürünü iki yere girmeniz anlamına gelir. Asıl bakmanız gereken, muayenede kullanılan ilacın stoktan kendiliğinden düşmesi ve kritik stok ile miad uyarılarının verilmesidir. Yazar kasa POS cihazınızla bağlantı kurulup kurulamadığını da sorun. Konu veteriner stok takibi sayfasında işlenir.