Yeni klinik açanlar için rehber

Veteriner kliniği açmak denince akla önce yer, tadilat, cihaz ve ruhsat gelir. Yönetim tarafı çoğu zaman açılıştan sonraya bırakılır: kayıtlar nereye yazılacak, randevular nasıl tutulacak, aşı zamanı gelen hasta nasıl hatırlanacak. Oysa bu kararların en kolay verildiği an, henüz tek bir hasta kaydınızın olmadığı andır. Bu rehber, açılış gününden önce masada netleştirmeniz gereken yönetim başlıklarını sırayla ele alıyor.

Veteriner kliniği açmak: yönetim tarafında ilk kararlar

Açılıştan önce altı konuda kararınızı vermiş olun. Hiçbiri uzun sürmez, ama hepsi açılıştan sonra değiştirmesi zahmetli alışkanlıklara dönüşür.

1. Kayıt düzeni

Her hasta bir sahibe bağlıdır ve bir sahibin birden fazla hayvanı olabilir. Kayıt düzeninizi bu ilişkiye göre kurun. İlk muayenede hangi bilgileri mutlaka alacağınıza karar verin: sahibin adı ve cep telefonu, hayvanın türü, ırkı, doğum tarihi, cinsiyeti, varsa mikroçip numarası. Zorunlu alan listesi kısa olsun; uzun form, yoğun günde atlanır.

İkinci karar, muayene notunun nasıl tutulacağıdır. Şikâyet, bulgu, tanı ve tedaviyi her seferinde aynı sırayla yazarsanız, altı ay sonra dosyayı açtığınızda aradığınızı bulursunuz. İleride yanınıza ikinci bir hekim aldığınızda da aynı kalıbı devralır.

Üçüncüsü iletişim izni. Hatırlatma ve bilgilendirme mesajı göndereceğiniz için, hasta sahibinden iznini kayıt anında almak en temiz yoldur. Kişisel verilerin korunması ve ticari ileti izinleri konusunda yükümlülüklerinizi mali müşavirinize veya bir hukukçuya sorun.

2. Randevu düzeni

Randevulu mu çalışacaksınız, gelen hastayı sırayla mı alacaksınız, ikisini birlikte mi yürüteceksiniz? Yeni kliniklerde genelde karma düzen işler: aşı ve kontrol randevuyla, acil ve ilk başvuru sırayla. Karar verirken şunları da belirleyin:

• Bir aşı randevusu, bir ilk muayene ve bir operasyon için takvimde ne kadar süre ayıracaksınız?
• Operasyonları haftanın hangi gün ve saatlerine toplayacaksınız?
• Randevudan önce hatırlatma mesajı gidecek mi, gidecekse ne kadar önce?

Gelmeyen randevu, yeni bir kliniğin en pahalı boşluğudur. Hatırlatma mesajını ilk günden açmak bu yüzden değerlidir.

3. Stok ve ilk sipariş

İlk siparişte iki hata sık görülür: her üründen biraz almak ve aldığını kaydetmemek. Açılış stokunu aşı, sık kullanılan ilaç, sarf malzemesi ve satışa sunacağınız ürünler olarak ayırın. Her kalem için alış fiyatını, miktarı, son kullanma tarihini ve tedarikçiyi daha koli açılırken sisteme girin. Açılış haftasında bunu yapmak yarım gün sürer; üç ay sonra sayım yapıp geriye dönük girmek günler alır.

Her ürüne bir asgari miktar belirleyin. Aşı gibi biten ürünün yerine hemen konamadığı kalemlerde bu sınır, hastayı geri çevirmekle çevirmemek arasındaki farktır. Ayrıntısı için veteriner stok takibi sayfasına bakabilirsiniz.

4. Fiyat listesi

Muayene, aşı, operasyon, laboratuvar ve konaklama hizmetlerinizi kalem kalem yazın ve her birine bir fiyat verin. Fiyatı o an akıldan söylemek, aynı işlem için iki farklı sahibe iki farklı tutar çıkarmanın en kısa yoludur. Liste yazılımda tanımlıysa satış ekranında işlem seçilir, tutar kendiliğinden gelir; indirim yapacaksanız bunu bilerek yaparsınız.

Meslek odanızın yayımladığı ücret tarifesi varsa listenizi hazırlarken ona bakın.

5. E-fatura ve e-SMM

Kliniğinizin hangi e-belgeyi düzenleyeceği, vergi mükellefiyetinizin türüne ve faaliyetinize göre değişir. Serbest meslek kazancı kapsamında çalışan hekimler için e-Serbest Meslek Makbuzu, ticari satışlar için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gündeme gelir. Hangisinin sizin için zorunlu olduğunu, hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu ve hangi özel entegratörle çalışacağınızı açılıştan önce mali müşavirinizle netleştirin.

Yönetim açısından önemli olan, belgenin satışla aynı yerde kesilmesidir. Satışı bir ekrana, makbuzu başka bir portala yazıyorsanız gün sonunda iki kaydı tutturmak size kalır. Konunun yazılım tarafını veteriner e-fatura sayfasında anlattık.

6. Hatırlatma düzeni

Aşı takvimi, yeni bir kliniğin düzenli gelirinin temelidir. Bugün yaptığınız karma aşının tekrarı, kuduz aşısının yıllık rapeli, iç ve dış parazit uygulamalarının aralığı: bunların her biri gelecekte bir ziyaret demektir, ama ancak hatırlatırsanız.

Açılıştan önce şunları belirleyin: hangi uygulamalar için hatırlatma gidecek, kaç gün önce gidecek, mesajın metni ne olacak, gelmeyen hasta ikinci kez aranacak mı? Kuralları bir kez tanımlarsanız her yeni aşı kaydı kendi hatırlatmasını üretir. Nasıl kurulacağını aşı hatırlatma programı sayfasında bulabilirsiniz.

Yazılıma neden ilk günden başlamalı?

“Önce bir açalım, hasta sayısı artınca program alırız” düşüncesi makul görünür, ama hesabı tersine işler.

İlk gün taşınacak veri yoktur. Altı ay defter veya tablo ile çalışan bir klinik, programa geçerken birkaç yüz hasta kartını, aşı tarihlerini ve açık hesapları aktarmak zorundadır. Bu iş ya sizin akşamlarınızı alır ya da eksik yapılır.

Hatırlatmalar geriye dönük çalışmaz. Defterde duran aşı tarihi kimseye mesaj göndermez. İlk aylarda kazandığınız hastaların bir yıl sonraki rapelleri, ancak kayıt o gün sisteme girdiyse kendiliğinden hatırlatılır.

Alışkanlık bir kez kurulur. Siz ve varsa yardımcınız, işi ilk hafta nasıl yaptıysanız öyle yapmaya devam edersiniz. Kasa kapanışını, stok düşümünü ve muayene notunu baştan doğru yerde yapmak, sonradan alışkanlık değiştirmekten kolaydır.

Rakamlarınız ilk aydan itibaren birikir. Hangi hizmet ne kadar gelir getiriyor, hangi gün boş geçiyor, hangi ürün rafta bekliyor: bu soruların cevabı ancak kayıt varsa verilir. İkinci yılınızı planlarken ilk yılın verisine bakabilmek istersiniz.

Bulut tabanlı bir programda kurulum derdi de yoktur; tarayıcı açan her cihazdan çalışır. Farkları bulut veteriner programı sayfasında okuyabilirsiniz.

Yeni bir klinik neye ihtiyaç duyar, neye duymaz?

Yeni açılan kliniğin yazılım ihtiyacı, yerleşik bir hayvan hastanesininkiyle aynı değildir. İlk gün her özelliği almak zorunda değilsiniz.

Seçerken iki şeye bakın. Birincisi, alt paketten başlayıp büyüdükçe üst pakete geçebiliyor musunuz? İkincisi, kullanıcı sayısı sınırı ekibinize uyuyor mu? Tek hekim ve bir yardımcıyla açılan klinik için küçük paket yeterlidir; ikinci hekimi aldığınız gün program sizi sıkıştırmamalıdır.

Açılış öncesi kısa kontrol listesi

• Zorunlu kayıt alanları belirlendi, ilk muayene formu hazır.
• Randevu süreleri ve operasyon günleri takvime tanımlandı.
• Hizmet ve ürün fiyat listesi sisteme girildi.
• Açılış stoku miktar, son kullanma tarihi ve tedarikçiyle kaydedildi; asgari miktarlar belirlendi.
• E-belge türü ve entegratör mali müşavirle netleşti, deneme belgesi kesildi.
• Hatırlatma kuralları ve mesaj metinleri tanımlandı, kendi telefonunuzda denendi.
• Kasa açılış bakiyesi girildi; ödeme türleri (nakit, kart, havale) tanımlandı.
• Yardımcı personelin kullanıcı hesabı açıldı.

Programları karşılaştırırken kullanabileceğiniz daha geniş listeyi veteriner yazılımı nasıl seçilir rehberinde bulabilirsiniz.

Kolayvet’te yeni klinikler için durum

Bu siteyi hazırlayan ekibin ürünü olan Kolayvet, yeni açılan kliniklere “Yeni Girişimci Hekim Desteği” adıyla tüm paketlerde %50 indirim uyguluyor; indirim resmi açılışı izleyen ilk üç ay için geçerli. Güncel koşulları ve paket içeriklerini Kolayvet fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.