Veteriner klinik programında olması gereken 15 özellik
Hasta kartından veri dışa aktarmaya kadar 15 özellik. Her madde için günlük klinik işindeki karşılığını ve demoda neye bakacağınızı yazdık.
Bir veteriner klinik programı kâğıt üzerinde yüzlerce özellik sayabilir. Günlük işte farkı yaratan ise on beş kadarıdır. Aşağıda her biri için üç şeyi yazdık: ne işe yarar, klinikte neden önemlidir, demoda neyi kontrol etmelisiniz.
Veteriner klinik programı özellikleri: hasta ve muayene
1. Müşteri ve hasta kartı
Bir müşterinin birden fazla hayvanı olur; her hayvanın türü, ırkı, doğum tarihi, mikroçip numarası ve geçmişi ayrıdır. Telefon çaldığında numaradan ya da hayvanın adından saniyeler içinde karta ulaşabilmelisiniz.
Kontrol edin: Arama telefon, ad, hasta adı ve çip numarasıyla çalışıyor mu? Aynı müşteri iki kez kaydedildiğinde kayıtlar birleştirilebiliyor mu?
2. Muayene kaydı ve hasta geçmişi
Şikâyet, bulgu, tanı, uygulanan tedavi ve kilo tek ekranda girilmeli, önceki muayeneler tarih sırasıyla görünmelidir. Nöbeti devralan hekim, hastanın dün ne aldığını sormadan okuyabilmelidir.
Kontrol edin: Sık kullandığınız tanı ve tedaviler şablon olarak kaydedilebiliyor mu? Röntgen, tahlil çıktısı gibi dosyalar hasta kartına eklenebiliyor mu?
3. Aşı ve tedavi takvimi
Karma, kuduz, iç ve dış parazit uygulamalarının bir sonraki tarihi elle hesaplanmamalıdır. Aşıyı işlediğinizde program sonraki dozu takvime kendisi yazmalıdır.
Kontrol edin: Aşı protokollerini kendi uygulamanıza göre düzenleyebiliyor musunuz? Yavru serilerinde birden fazla doz tek seferde planlanıyor mu? “Bu hafta aşısı gelenler” listesi alınabiliyor mu?
4. Randevu takvimi
Hekim bazında günlük ve haftalık görünüm, operasyon ile muayenenin ayrı sürelerle planlanması ve gelmeyen randevuların işaretlenmesi gerekir.
Kontrol edin: Randevu doğrudan hasta kartından açılıyor mu? Aynı saate çakışan kayıt uyarı veriyor mu?
5. Otomatik hatırlatmalar
Aşı ve randevu hatırlatması, kliniğin en düzenli gelir kaynağını korur. Elle liste çıkarıp tek tek aramak yoğun haftalarda ilk bırakılan iştir; bu yüzden gönderim otomatik olmalıdır. Ayrıntısı aşı hatırlatma programı sayfasında.
Kontrol edin: Mesaj metnini ve gönderim zamanını siz belirleyebiliyor musunuz? SMS ve WhatsApp seçenekleri var mı? Ticari ileti izinleri için İYS kaydı nasıl yürütülüyor? Mesaj ücreti pakete dahil mi?
6. Reçete ve belge çıktıları
Reçete, aşı kartı, onam formu ve sağlık raporu gibi belgeler hasta bilgisiyle dolu olarak çıkmalıdır. Her seferinde elle yazılan onam formu, acil operasyon öncesinde en çok vakit kaybettiren ayrıntıdır.
Kontrol edin: Şablonlara kliniğinizin adı ve logosu eklenebiliyor mu? Kendi form metninizi tanımlayabiliyor musunuz?
Satış, kasa ve stok
7. Satış, tahsilat ve veresiye
Muayene ücreti, ilaç ve mama aynı fişte toplanmalı; ödemenin bir kısmı nakit, bir kısmı kart, kalanı veresiye yazılabilmelidir. Müşterinin toplam borcu kartını açtığınızda görünmelidir.
Kontrol edin: Müşteri ekstresi alınabiliyor mu? Borç hatırlatması gönderilebiliyor mu? Gün sonu kasa raporu nakit ve kartı ayrı gösteriyor mu?
8. Stok ve son kullanma tarihi takibi
Aşı ve ilaçta miad geçmesi doğrudan zarardır. Satış ya da uygulama yapıldığında stok kendiliğinden düşmeli, kritik seviyenin altına inen ürün uyarı vermelidir. Konunun tamamı için veteriner stok takibi sayfasına bakın.
Kontrol edin: Son kullanma tarihi ürün girişinde kaydediliyor mu? Barkodla satış yapılabiliyor mu? Stok sayımı sonrası fark tek ekrandan düzeltilebiliyor mu?
9. e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM
Belgeyi satış ekranından kesebilmek, aynı bilgiyi ikinci bir sisteme yeniden yazma işini ortadan kaldırır. Mükellefiyet durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin; programın hangi belge türlerini desteklediğini ayrıca sorun. Ayrıntılar veteriner e-fatura sayfasında.
Kontrol edin: Entegrasyon ek ücretli mi, kontörle mi çalışıyor? Kesilen belge müşteriye otomatik iletiliyor mu?
10. Raporlar
En az şunları görebilmelisiniz: günlük ve aylık ciro, hizmet ve ürün bazında satış, hekim bazında işlem, toplam alacak ve uzun süredir gelmeyen müşteriler.
Kontrol edin: Raporlar tarih aralığına göre süzülüp Excel’e aktarılabiliyor mu? Rakamlar kasa kayıtlarıyla tutuyor mu?
Ekip, erişim ve güvenlik
11. Kullanıcı yetkileri ve işlem kaydı
Her çalışan kendi kullanıcısıyla girmeli; kimin fiyat değiştirebildiği, indirim yapabildiği ya da kayıt silebildiği ayarlanabilmelidir. Kasa açığı çıktığında hangi işlemin kim tarafından yapıldığını görebilmek tartışmayı kısaltır.
Kontrol edin: Yetkiler rol bazında tanımlanıyor mu? Silinen ya da değiştirilen kayıtların izi tutuluyor mu? Kullanıcı sayısı sınırı ve ek kullanıcı ücreti nedir?
12. Mobil ve uzaktan erişim
Nöbette evden bir hastanın geçmişine bakmak, çiftlik ziyaretinde kaydı yerinde girmek ya da tatildeyken günün cirosunu görmek için telefondan erişim gerekir.
Kontrol edin: Mobil uygulama var mı, yoksa yalnızca tarayıcıdan mı açılıyor? Telefonda muayene ve satış girilebiliyor mu, yoksa yalnızca görüntüleme mi? Bulut ve masaüstü farkını bulut mu, masaüstü mü yazısında karşılaştırdık.
13. Laboratuvar ve cihaz bağlantısı
Hemogram ve biyokimya sonuçlarını cihazdan okuyup elle girmek hem zaman alır hem hata üretir. Sonucun doğrudan hasta kartına düşmesi, önceki değerlerle karşılaştırmayı da kolaylaştırır.
Kontrol edin: Kullandığınız cihazın markası ve modeli destekleniyor mu? Bağlantı için ek ücret ya da ek donanım gerekiyor mu? Bunu yazılı teyit ettirin.
14. Yedekleme ve veri güvenliği
Kayıtlarınız kliniğin hafızasıdır. Yedeğin kim tarafından, ne sıklıkla ve nerede alındığını bilmelisiniz. Müşteri bilgileri kişisel veri olduğundan KVKK açısından sorumluluk sizdedir.
Kontrol edin: Yedekleme otomatik mi? Bağlantı şifreli mi? Hatırlatma mesajları için müşteri onayı programda kaydediliyor mu?
15. Veri dışa aktarma ve taşıma
Programdan ayrılmak istediğiniz gün müşteri, hasta, aşı geçmişi ve bakiye bilgilerini toplu olarak alabilmelisiniz. Aynı şekilde, bugün başka bir programdan geliyorsanız eski verinizin içeri alınması gerekir.
Kontrol edin: Dışa aktarma ekranı var mı, hangi biçimde veriyor? İçe aktarma için hazır bir Excel şablonu sunuluyor mu? Geçiş planı için yazılım değiştirme rehberine bakın.
Listeyi nasıl kullanmalısınız?
On beş maddeyi bir tabloya alın, karşısına her aday için “var”, “kısmen” ve “yok” yazın. Sonra kliniğinize göre ağırlık verin:
- Tek hekimli pet kliniği: 1, 2, 3, 5, 7, 8, 14 ve 15 belirleyicidir.
- Çok hekimli klinik ya da hastane: 4, 10, 11 ve 13 öne çıkar.
- Saha ve büyükbaş hekimliği: 12 numara zorunlu hale gelir.
Bir örnek
Kolayvet’in özellik sayfasında bu listedeki başlıkların çoğu ayrı ayrı yer alır: aşı takibi, otomatik hatırlatıcılar, stok ve son kullanma tarihi uyarıları, e-dönüşüm, laboratuvar modülü ve cihaz entegrasyonu gibi. Kolayvet özelliklerinin tam listesini inceleyin ve kendi tablonuzla karşılaştırın.
Özellik listesi kararın yalnızca bir parçasıdır. Seçim sürecinin tamamı için veteriner yazılımı nasıl seçilir rehberini izleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Bu 15 özelliğin hepsi küçük bir klinik için gerekli mi?
Hayır. Tek hekimli bir klinikte ilk yedi madde ile yedekleme ve veri dışa aktarma işin temelidir. Laboratuvar bağlantısı, çoklu şube ve ayrıntılı yetkilendirme klinik büyüdükçe önem kazanır. Yine de ileride ihtiyaç duyacağınız özelliklerin aynı programda bulunması, sonradan yazılım değiştirme zahmetini önler.
Veteriner klinik programında en çok ihmal edilen özellik hangisi?
Verinin dışa aktarılması. Satın alırken kimse ayrılmayı düşünmez, ama müşteri ve hasta kayıtlarınızı toplu olarak alamıyorsanız o programa bağımlı kalırsınız. İkinci sırada kullanıcı yetkileri ve işlem kaydı gelir.
Özelliklerin gerçekten çalıştığını nasıl anlarım?
Listeye değil ekrana bakın. Demoda her özelliği kendi senaryonuzla yaptırın, deneme süresinde de kendiniz tekrarlayın. Hatırlatma mesajını kendi telefonunuza gönderin, stoktan bir ürün satıp miktarın düştüğünü görün.
Mobil uygulama şart mı?
Saha hekimliği yapıyorsanız ya da nöbette kliniğin dışından kayıtlara bakmanız gerekiyorsa evet. Yalnızca klinik içinde çalışıyorsanız, programın telefon tarayıcısında düzgün açılması çoğu zaman yeterlidir.