Veteriner programı değiştirme ve veri taşıma rehberi

Veteriner programı değiştirme kararı genellikle ertelenir, çünkü yılların müşteri kaydını, aşı geçmişini ve veresiye defterini taşıma düşüncesi gözünüzü korkutur. İyi planlanan bir geçiş ise birkaç haftalık hazırlık ve bir hafta sonu işidir. Bu rehber, ne zaman geçmeniz gerektiğinden geçiş günü yapılacaklara kadar sırayı izler.

Programı ne zaman değiştirmelisiniz?

Her şikâyet değişim sebebi değildir. Aşağıdakilerden birkaçı sizin için geçerliyse geçişi ciddi biçimde düşünün:

• Aşı hatırlatmalarını hâlâ elle liste çıkarıp gönderiyorsunuz.
• Yedek almayı en son ne zaman yaptığınızı hatırlamıyorsunuz ya da yedeği hiç geri yüklemeyi denemediniz.
• Destek hattına ulaşamıyorsunuz, program artık güncellenmiyor.
• Nöbette ya da sahada kayıtlara ulaşamıyorsunuz.
• İkinci şube ya da yeni hekim için program yetersiz kalıyor.
• Stok ve kasa programda tutulamadığı için ayrı defter ya da Excel kullanıyorsunuz.
• e-Fatura için aynı satışı ikinci bir sisteme yeniden yazıyorsunuz.

Zamanlamayı da düşünün. Mevcut lisans ya da aboneliğin yenileme tarihinden bir iki ay önce başlamak, iki programa birden uzun süre ödeme yapmanızı önler.

Hangi veriler taşınmalı?

Her şeyi taşımak mümkün ya da gerekli olmayabilir. Öncelik sırası şöyledir:

Aşı geçmişini özellikle vurgulayalım. Müşteri listesi taşınıp gelecek aşı tarihleri taşınmazsa, ilk aylarda hatırlatma gitmez ve bunu ancak randevular azaldığında fark edersiniz.

Veriyi dışa alma biçimleri

Eski programınızın veriyi nasıl verdiğine bakın:

• Excel ya da CSV dışa aktarma: En kolay yol. Müşteri, hasta ve ürün listelerini ayrı dosyalar olarak alın.
• Rapor çıktıları: Dışa aktarma ekranı yoksa rapor ekranlarından liste alınabilir. PDF yerine Excel seçeneğini arayın.
• Veritabanı yedeği: Masaüstü programlarda veritabanı dosyası elinizdedir. Yeni sağlayıcının bu dosyadan aktarım yapıp yapamadığını sorun.
• Sağlayıcıdan talep: Hiçbiri yoksa eski sağlayıcıdan verinizi yazılı olarak isteyin.

Yeni sağlayıcıya şunu sorun: hangi veriyi, hangi biçimde alıyor, aktarımı kim yapıyor ve ücreti var mı? Uygulama sağlayıcıdan sağlayıcıya değişir. Örneğin Kolayvet, kullanılan yazılıma göre taşıma yapılabildiğini, bunun dışında gönderdiği Excel şablonu doldurularak verinin içe aktarılabildiğini belirtir. Teklifleri karşılaştırırken taşıma ücretini de hesaba katın; ayrıntısı veteriner yazılımı fiyatları rehberinde.

Taşımadan önce veriyi temizleyin

Kirli veriyi taşırsanız yeni programda da kirli kalır. Dışa aldığınız dosyaları aktarmadan önce elden geçirin:

• Çift kayıtları birleştirin. Aynı müşteri hem “Ayşe Yılmaz” hem “Ayse Yilmaz” olarak iki kez kayıtlı olabilir. Telefon numarasına göre sıralamak çiftleri hızla gösterir.
• Telefon numaralarını tek biçime getirin. Başında sıfır olan, olmayan, boşluklu yazılan numaralar hatırlatma mesajlarının gitmemesine yol açar.
• Ölen hastaları ve yıllardır gelmeyen müşterileri işaretleyin. Silmek yerine pasif olarak taşımak, ölen hayvanın sahibine aşı hatırlatması gitmesini önler.
• Ürün listesini sadeleştirin. Artık satmadığınız kalemleri çıkarın, aynı ürünün farklı yazılmış kayıtlarını birleştirin.
• Bakiyeleri doğrulayın. Veresiye listesini gözden geçirin; tahsil edilemeyecek eski alacaklar için kararınızı geçişten önce verin.
• Mesaj izinlerini kontrol edin. Hangi müşterinin ticari ileti onayı olduğunu ve İYS kaydını yeni programa doğru aktarın.

Bu iş sıkıcıdır ama geçişin en değerli kısmıdır. Çoğu klinik, veritabanını yıllar sonra ilk kez bu vesileyle temizler.

Zamanlama ve paralel kullanım

Geçiş için kliniğin sakin olduğu bir dönemi seçin. Aşı kampanyası haftası, bayram öncesi ya da personelin izinde olduğu günler uygun değildir. Ay başı, kasa ve bakiye kapanışını kolaylaştırır.

Deneme aktarımı yapın. Asıl geçişten bir iki hafta önce verinin tamamını ya da bir bölümünü yeni programa aldırın. Sonra rastgele yirmi müşteri seçip şunları karşılaştırın: hastaları doğru mu, son aşı tarihi tutuyor mu, borcu aynı mı? Hataları bu aşamada bulmak, canlıya geçtikten sonra bulmaktan çok daha ucuzdur.

Paralel kullanımı kısa tutun. İki programa birden kayıt girmek ekibi yorar ve hangisinin doğru olduğu karışır. Önerimiz şudur: belirli bir günden itibaren bütün yeni kayıtlar yeni programa girilir, eski program bir iki ay boyunca yalnızca geçmişe bakmak için açık kalır.

Ekibi hazırlayın

Program değişikliğinde en çok zorlanan, onu en çok kullanan kişidir: çoğunlukla ön bürodaki arkadaşınız.

• Geçişten önce herkese deneme hesabında alıştırma yaptırın. Yeni müşteri açma, randevu verme, satış ve tahsilat adımlarını en az birkaç kez tekrarlasınlar.
• Her çalışana ayrı kullanıcı ve yetki tanımlayın.
• Ekipten bir kişiyi sorumlu belirleyin. Sorular önce ona gelsin, o da sağlayıcının destek hattıyla görüşsün.
• En sık yapılan beş işlemi bir sayfaya yazıp bankoya asın.
• İlk hafta randevu aralıklarını biraz genişletin.

Geçiş günü kontrol listesi

Bir gün önce

• Eski programdan son tam yedeği alın, kopyasını klinik dışında saklayın.
• Müşteri bakiye listesini ve stok listesini yazdırın ya da Excel olarak kaydedin.
• Stok sayımını yapın; yeni programa sayım sonucunu girin.
• Kasayı kapatın, devir rakamını not edin.

Geçiş günü

• Son veri aktarımını yaptırın, kayıt sayılarını karşılaştırın (müşteri, hasta, ürün).
• Rastgele seçilen müşterilerde hasta, aşı tarihi ve bakiye kontrolü yapın.
• Önümüzdeki iki haftanın randevularının ve aşı hatırlatmalarının takvimde olduğunu doğrulayın.
• Kendi telefonunuza bir deneme hatırlatması gönderin.
• Bir deneme satışı yapın; fiş, yazıcı, barkod okuyucu ve POS çalışıyor mu bakın.
• e-Fatura ya da e-Arşiv ile bir deneme belgesi kesin.
• Bütün kullanıcıların giriş yapabildiğini kontrol edin.

İlk hafta

• Her akşam kasa raporunu gerçek kasayla karşılaştırın.
• Ekibin takıldığı noktaları not edip toplu olarak desteğe iletin.
• Eski programı salt okunur kullanın, yeni kayıt girmeyin.

İlk ay sonu

• Ay sonu raporlarını alın, bakiye ve stok toplamlarını kontrol edin.
• Eski programın abonelik ya da bakım anlaşmasını sonlandırın, son yedeği arşivleyin.

Yeni programı seçerken geçişi de sorun

Geçişin kolaylığı, seçtiğiniz programa ve sağlayıcının bu işe ne kadar emek verdiğine bağlıdır. Adayları değerlendirirken veri taşımayı demo sorularının başına koyun; soruların tamamı veteriner yazılımı nasıl seçilir rehberinde. Masaüstünden buluta geçiyorsanız bulut mu, masaüstü mü karşılaştırması da işinize yarar.